منالعملياتاليدويةإلىأتمتةالأعمالالذكية

عندما يتحول "العمل كالمعتاد" إلى عنق زجاجة

تعتمد العديد من الشركات النامية على مزيج من جداول البيانات، ورسائل البريد الإلكتروني، وتطبيقات المراسلة، والموافقات اليدوية، والأنظمة غير المترابطة. قد تعمل كل أداة بشكل جيد بمفردها، ولكن قد تصبح العملية الشاملة صعبة الإدارة مع نمو الأعمال. فقد تبدأ فرصة المبيعات في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، ثم تنتقل إلى جدول بيانات، وتتطلب موافقة عبر البريد الإلكتروني، لتصل في النهاية إلى الإدارة المالية عبر نظام آخر. يقضي الموظفون وقتهم في نسخ المعلومات بين الأدوات، والتحقق من الحالات، والمتابعة مع الزملاء، وتصحيح أخطاء إدخال البيانات التي يمكن تجنبها. وهنا تصبح أتمتة الأعمال أكثر من مجرد توجه تكنولوجي، بل تصبح طريقة عملية لإعادة تصميم كيفية سير العمل داخل مؤسستك.

ما هي أتمتة الأعمال؟

تستخدم أتمتة الأعمال البرمجيات، ومسارات العمل، وعمليات التكامل، والذكاء الاصطناعي عند الحاجة لتقليل العمل اليدوي المتكرر وجعل العمليات أكثر اتساقًا. لا يكمن الهدف في أتمتة كل شيء، بل في أتمتة الأشياء الصحيحة. على سبيل المثال، يمكن للشركة أتمتة إسناد العملاء المحتملين، أو مسارات عمل الموافقات، أو إشعارات العملاء، أو التذكير بالفواتير، أو تحديثات المخزون، أو إنشاء التقارير، أو نقل المعلومات بين الموقع الإلكتروني والنظام الداخلي.

خمس علامات تدل على جاهزية عملك للأتمتة

1. إدخال فريقك لنفس البيانات بشكل متكرر

إذا كان الموظفون ينسخون معلومات العملاء، أو الطلبات، أو المنتجات، أو البيانات المالية من نظام إلى آخر، فهناك فرصة لربط هذه الأنظمة والقضاء على ازدواجية العمل.

2. الاعتماد على ملاحقة الأشخاص للحصول على الموافقات

إذا كانت طلبات الشراء، أو الخصومات، أو النفقات، أو القرارات التشغيلية تتأخر بانتظام بسبب الحاجة للبحث عن الشخص المناسب للاعتماد، فإن مسار العمل المنظم يمكن أن يجعل المسؤوليات وحالة الطلبات واضحة للجميع.

3. استغراق إعداد التقارير لساعات طويلة

إذا كانت التقارير الإدارية تعتمد على دمج جداول البيانات يدويًا كل أسبوع أو شهر، فيمكن أن تساعد الأتمتة في تجميع البيانات وتقليل الوقت المستغرق في إعداد التقارير الدورية.

4. انتظار العملاء للحصول على تحديثات روتينية

غالبًا ما يمكن إرسال تأكيدات الطلبات، والتذكير بالمواعيد، وتحديثات التذاكر، ورسائل الترحيب التوجيهية، وغيرها من الاتصالات المتوقعة تلقائيًا، مما يتيح للفرق البشرية التفرغ لتلبية احتياجات العملاء الأكثر تعقيدًا.

5. النمو يؤدي إلى مزيد من التعقيد التشغيلي

العمليات التي تنجح مع فريق صغير قد تصبح هشة عندما تضيف الشركة موظفين أو فروعًا أو منتجات أو عملاء أو قنوات بيع جديدة. تساعد الأتمتة في إنشاء عمليات قابلة للتكرار والتوسع بما يتماشى مع نمو الأعمال.

أين يمكن للأتمتة أن تخلق قيمة مضافة؟

تتوفر فرص الأتمتة في جميع أنحاء المؤسسة. يمكن لفرق المبيعات أتمتة توجيه العملاء المحتملين، والمتابعات، وتحديثات مسار المبيعات. ويمكن لفرق العمليات أتمتة إسناد المهام، والموافقات، والإشعارات. كما يمكن لفرق المالية تبسيط التذكيرات المتكررة ومسارات عمل المستندات. وتستطيع فرق خدمة العملاء أتمتة تصنيف التذاكر وتحديثات الحالة. أما فرق الإدارة فيمكنها تلقي لوحات المعلومات والتقارير الدورية دون انتظار التجميع اليدوي.

يمكن للذكاء الاصطناعي أن يضيف طبقة أخرى عندما تستفيد حالة الاستخدام بصدق من قدراته، على سبيل المثال، تلخيص المعلومات، أو تصنيف الطلبات، أو استخراج البيانات المهيكلة من المستندات، أو مساعدة الموظفين في المهام المعرفية المتكررة. يجب إدخال الذكاء الاصطناعي لحل مشكلة تجارية واضحة، وليس لمجرد أنه متاح.

الأتمتة تبدأ من العملية نفسها، وليس من الأداة

من الأخطاء الشائعة اختيار المنصة قبل فهم مسار العمل. النهج الأفضل يبدأ برسم خريطة للعملية الحالية: من يفعل ماذا، وما هي الأنظمة المعنية، وأين يتم إنشاء المعلومات، وأين تتم الموافقات، وأين تحدث التأخيرات أو الأخطاء. ومن هنا، يمكن للشركة اتخاذ القرار بشأن ما يجب أتمتته، وما يجب أن يظل تحت الإشراف البشري، وما هي الأنظمة التي يجب دمجها، وما هي التكنولوجيا المناسبة.

كيف يمكن لويبينيا المساعدة؟

تتناول ويبينيا التحول الرقمي بالتركيز على العمليات التجارية أولاً. يمكننا مساعدة المؤسسات في تحديد فرص الأتمتة، وتصميم مسارات العمل المطلوبة، وبناء أو دمج البرمجيات الداعمة، وإنشاء حلول رقمية تتناسب مع طبيعة عمل المؤسسة.

واعتمادًا على المتطلبات، قد يتضمن الحل منصات الويب، أو برمجيات أعمال مخصصة، أو عمليات تكامل، أو قدرات الذكاء الاصطناعي، أو أنظمة تخطيط موارد المؤسسات مثل نظام أودو. الحل الصحيح هو الذي يعالج المشكلة التجارية بوضوح وقابل للتطور مع نمو المؤسسة.

ابدأ بعملية واحدة ذات قيمة عالية

لست بحاجة إلى أتمتة شركتك بالكامل في مشروع واحد. اختر عملية واحدة تتسم بالتكرار، وقابلة للقياس، وذات أهمية للعمل. حدد الجهد الحالي المبذول فيها، وتعرّف على عنق الزجاجة، ثم قم بأتمتة الخطوات الصحيحة وقِس النتائج. وبمجرد أن تلمس المؤسسة قيمة ملموسة، يمكن توسيع نفس النهج ليشمل مسارات عمل أخرى.

كلمة أخيرة

لا تهدف أتمتة الأعمال إلى استبدال البشر، بل تهدف إلى إزالة العقبات غير الضرورية حتى يتمكن الأفراد من قضاء المزيد من الوقت في اتخاذ القرارات، والاعتناء بالعملاء، والإبداع، وتحقيق النمو.

إذا كان فريقك يقضي وقتًا طويلاً في نقل المعلومات بين الأنظمة أو تكرار نفس المهام التشغيلية، فربما حان الوقت لإعادة تصميم مسار العمل.